Kaugtöö ABC seda pikalt soodustanud juhilt

Kodus olles kipuvad inimesed rohkem alkoholi tarbima. Alkohol avaldab muuhulgas ka negatiivset mõju immuunsüsteemile. Foto: Shutterstock

Kaugtööd juba kümme aastat võimaldanud ettevõtte Netcorp tegevjuht Paavo Pauklin kirjutab hulga näpunäiteid sellest, kuidas korraldada tööd, mida kogu organisatsioon teeb kodudest.

Paari järgmise nädala või isegi kuu jooksul saavad meist paljud kaugtöö kogemuse. Enamiku inimeste ja organisatsioonide jaoks on kaugtöö, mis kestab kauem kui üks või kaks päeva, aga midagi uut.

Kuidas oma töö korraldada? Kuidas saada ülevaade sellest, mida teised teevad? Kuidas jälgida tööülesannete progressi ja pakkuda tagasisidet?

Need on vaid mõned küsimused, millega kaugtööga alustades kokku puutute. Netcorpis oleme teinud peaaegu kümme aastat tarkvara arendajatega oma klientidele kaugtööd. Jagame mõningaid näpunäiteid, tööriistu ja häid tavasid, mis on meie arvates olulised, et kaugtöö oleks tõhus ning juhitav.

Kasuta toetavaid tarkvaralahendusi

Kaugtöö õnnestumiseks on vaja kasutada tarkvaralahendusi, mis asendavad kontoriseadmeid ja suhtlusviise, mis on kontoris tavapärased.

Vajalikud tööriistad:

• Videokoosoleku lahendus asendamaks (meeskonna) kohtumisi ja tagamaks tõhusat koostööd (Google Meets / Zoom / Microsoft Teams / Skype / Slack)  
• Chati (nö kiirsõnumi) platvorm igapäevaste operatiivsete sõnumite vahendamiseks ja vestluste võimaldamiseks, mis aitab vältida e-postile omaseid pikki ootamisi (Slack , WhatsApp , Skype)   
• Ülesannete planeerimise tarkvara, kus on on näha ootel ja käimasolevad tööd ning nende progress. Tarkvara firmad kasutavad sageli Jirat, kuid sarnaste funktsioonidega platvormid on ka Trello , Monday, Weekdone , Toggl.        
• Jagatud kalendrid meeskonna plaanide sünkroonimiseks (Google Calendar, Asana, Calendly, Outlook)   
• Ühine pilveketas, kuhu saate salvestada kõik dokumendid, millele teil on vaja töötamise asukohast sõltumatut ligipääsu või mida peate teistega jagama (Dropbox, Google Drive) 
• Kiire internet: õnneks on mobiilne internet enamikes riikides suhteliselt hea. Uuendage oma töötajate mobiilse andmeside paketid lihtsalt piisavale tasemele – 15-30 GB on reeglina küllaldane.

10 kohustuslikku kokkulepet kaugtööks

1. Leppige kokku, kuidas teete plaane ja jagate tööülesandeid

Leppige kokku, millal toimub päeva, nädala või kuu planeerimine ja kes on planeerimise aruteludesse kaasatud. Kaugtöö nõuab natuke enam planeerimist. 

Plaanide muutmine viimasel hetkel võib põhjustada korraliku jama, kuna nt e-posti või chati sõnumeid loetakse erineval ajal ja info ei jõua kõigini samaaegselt.

Meie klient Messente Communications kasutab kaugtöö puhul sellist planeerimismeetodit nagu «long format work» (pikaformaadiline töö), mis tähendab seda, et kui teil tekib mõni uus idee või soovite pakkuda lahendust probleemile, siis kirjutate idee kõigepealt üksikasjalikult lahti. Võite aru saada, et see polnudki nii hea mõte. Või kui leiate jätkuvalt, et see ongi hea idee, siis olete teiste aega juba kokku hoidnud, kuna olete esmase planeerimise teinud. Täpsemalt saab selle kohta lugeda Lauri Kinkari artiklist.

2. Leppige kokku, kuidas kasutate chati

Kui kasutate kiireks suhtluseks näiteks Slacki, siis otsustage, millised kanaleid ja gruppe vajate, millise info arutamiseks on iga kanal mõeldud ja kuidas tagate, et vajalikud inimesed saavad sõnumid kätte.

Kui te seda ei tee, seisate varsti varsti silmitsi olukorraga, kus mõne konkreetse vestlusteema all hakatakse rääkima muud juttu. See viib fookuse õigelt teemalt eemale ja paljudele kasutajatele ei pruugi see meeldida. Reeglite puudumine raskendab teie töötajatel mõistmist, kus parasjagu temale vajalikul teemal arutletakse. Siin on üks hea video Slacki protseduuride kohta.    

3. Leppige kokku, kuidas töö üle antakse

Tehke selgeks, millal loetakse ülesanne tehtuks ning kuidas ja millal tuleb töö üle anda? Kuna te ei näe oma kolleegi naeratust ega peanoogutust, siis peate paika panema reeglid, kuidas annate tagasisidet tööle ja jälgite kokkulepete täitmist. 

4. Leppige kokku, kus saab ülevaate tööülesannete edenemisest

Tarkvaraettevõtted kasutavad sageli platvormi Jira, kuhu pannakse kirja tehtud plaanid, kus jälgitakse ülesande täitmise kulgu ja meeskonnaliikmete panust ja tööülesande täitmisele kuluvat aega. Samuti jagatakse tööülesandeid ka kolleegidega. Kui Jira võib olla mitte-tarkvara ettevõtetele esialgu liiga keeruline, siis sel juhul võite kasutada ka Trello, Monday, Weekdone, Toggl lahendusi. Tööriist on tööriist, proovige leida see, mis sobib teie tööviisiga kõige paremini.

5. Leppige kokku virtuaalne ühine tööaeg

Üks kaugtöö parimaid eeliseid on see, et te ei pea igal hommikul kindlal kellaajal ärkama (kui see pole just meeskonnaga teisiti kokku lepitud). Kui eelistate ärgata vara ja alustada oma päeva kell 7 hommikul, siis võite seda teha. Võib-olla olete öise eluviisiga «öökull» ja soovite alustada oma tööpäeva alles pärast õhtusööki. See on ka okei!

Meeskond peab kokku leppima ühises virtuaalses tööajas, millal on kõigiga võimalik kontakti saada. Meie kasutame vähemalt 4-tunnist ajaakent. Enamus arendajate tööd nõuab igal juhul sellist aega, millal on võimalik keskenduda.

Kui töötate klienditoes või kui teil on mõni koosolek, mille ajad on kokku lepitud, siis peate muidugi oma plaane natuke kohandama. Kuid kaugtöö tavaliselt võimaldab oma ajakava seada viisil, mis sobib just sulle ja mis arvestab su kõige produktiivsema tööajaga.

6. Jaotage töö lühikesteks tsükliteks 

Tarkvaraettevõtted kasutavad valdavalt agiilseid metoodikaid, mille osaks on mitmeid häid tavasid, mida enamik ettevõtteid saaks (vähemalt osaliselt) kasutada.

Viige oma töö planeerimisse ja teostamisse sisse lühikesed töötsüklid, et kõik saaksid uue olukorraga harjuda ning kommunikatsioon ja tagasiside oleks piisavalt kiire.

Tarkvarasektoris nimetatakse neid lühikesi töötsükleid sprintideks ja tavaliselt kestavad need 1-2 nädalat. See lühike tsükkel võimaldab saada kiiret tagasisidet ja vähendab tõenäosust, et kahe kuu pärast märkate, et mõni teie kolleegidest ei tööta nö «õiges suunas». 

Tsükkel ehk sprint algab analüüsi ja planeerimisega, kus otsustatakse, mida on vaja teha, millised on prioriteedid, kui kaua nende ülesannete täitmine võtab aega ja kes on vastutajad.

Teostus: siin täidab teie meeskond selle töötsükli planeerimisel kokku lepitud ülesandeid. Te peaksite regulaarselt kohtuma, et mõista, kui kaugel meeskond oma kohustustega on.

Retrospektiiv: retro peamine eesmärk on tulemuste läbiarutamine ja lahenduste otsimine, kuidas järgmise tsükli protsessi paremaks muuta. Nüüd on aeg järelemõtlemiseks – meeskond peaks analüüsima, mis läks tööprotsessis hästi ja mida saab tulevikus veel paremini teha. Retrospektiivse analüüsi tulemusi kasutatakse sisendina uue tsükli kavandamisel.   

Scrumi laadse lähenemisviisi alternatiiviks on OKR-ide (Objectives and Key Results) süsteemi kasutamine, mida kasutab ka Google ja paljud teised ettevõtted. Kasutan seda ise tarkvaraga mitteseotud valdkondades. OKR-ide abil saate ülevaate kogu organisatsiooni tegevusest ja kiire tagasiside edenemise kohta.

Mõlemad meetodid muudavad inimeste töö läbipaistvaks, hõlmavad organisatsiooni kõiki liikmeid ja võimaldavad neil ka kaugtöö korral aktiivselt osaleda.

7. Leppige kokku ühised kommunikatsiooni rutiinid 

Meie kasutame iganädalasi planeerimise koosolekuid. Need on pikemad kohtumised (1-3h), kus kogu meeskond vaatab läbi ülesanded, seab need tähtsuse järjekorda ja hindab, mida saab nädala või kahe jooksul ära teha.

Seejärel on meil iga päev nö daily stand-up’id, mis on lühikesed kohtumised, kus töötajad annavad ülevaate oma tegevustest. 

Alustavad ettevõtted kasutavad sageli igapäevaseid stand-up’e, kus kõik räägivad, mida nad eelmisel päeval saavutasid, mille kallal nad sellel päeval töötavad ja milliste takistuste või väljakutsetega nad silmitsi seisavad.

Planeerimiskoosolekud koos igapäevaste lühikeste ülevaate koosolekutega annavad hea arusaama, mis organisatsioonis ja meeskondades toimub ja aitab võimalikele probleemidele kiirelt jaole saada.

8. Ära unusta individuaalsete puhkepauside olulisust 

Te vajate puhkepause, kuid ole ettevaatlik asendustegevuste ehk nii öelda prokrastineerimisega. Kui te pole kaugtööga harjunud, siis võite end unustada Messengeris vestlema koroonaviirusest või veeta tunde Instagramis. 

Vajadusel kasutage timedoctor tüüpi jälgimisseadet. Teid üllatab, kui palju aega veedate uudistes, privaatses vestluses, Facebookis, Instagramis või muudel tööga mitteseotud lehekülgedel.

Samas on ülioluline, et kavandate pause venitamiseks ja ümberfokusseerimiseks. Ärge raisake seda aega Instagramis. Tõuske püsti ja sirutage, tehke 5-minutiline jalutuskäik värskes õhus või tantsige veidi. Kodus on see võimalik.   

9. Kaugtööl on füüsilise töökoha loomine töötaja vastutada

Köögilaua taga töötamine võib esialgu tunduda lihtne lahendus, kuid see tähendab, et peate söögi ajaks kogu töö koristama ja ära panema.

Seetõttu soovitame välja mõelda, kuhu saate paigutada spetsiaalse laua, mida ei kasutata millegi muu jaoks. Kui teil on eraldi tuba, mida kasutate oma kontorina, siis veelgi parem. Kuid alustuseks on suurepärane ka väike toanurk.

10.  Vali sobiv suhtluskanal

Lühidalt: video väldib vääritimõistmist, chat on kiire ning e-post tagab korratavuse.

Mina eelistan kasutada videot nii palju kui võimalik. E-kirja või chati lugedes on nii lihtne kellegi öeldut valesti tõlgendada ja ka ise tigedalt vastata. See võib olla tingituna sellest, et teil on halb tuju, või olete just lugenud hirmutavat artiklit koroonaviiruse kohta. Tõenäoliselt tõlgendate kellegi teise sõnumit teie enda praeguses meeleolus. Ja nii hakkab veerema lumepall, mida saaksite vältida. Kui tunnete oma meeskonnas mis tahes vääritimõistmist, lülituge koheselt videkonverentsile. 

Video aitab teil mõista sõnade tegelikku tähendust. Video suhtlus annab kiire tagasiside olukordades, kus vaja selgust. Trükkimine on ka aeglane ja mõnikord (tegelikult enamasti) on lihtsalt nii palju kiirem olukorrad rääkides lahendada. 

Paljude osalejatega videokonverentsi nõrkuseks on kohtumise kokkuleppimine. Sobiva aja leidmine on alati vaevaline. Chati saab aga igaüks lugeda endale sobival ajal. Kuid kui teil on vaja olukorras selgus maia lüüa, siis saatke päevakord vestluse kaudu ette ja tehke kiire videokõne, see aitab olukorra lahendada.

E-kirja või chati lugedes on nii lihtne kellegi öeldut valesti tõlgendada ja ka ise tigedalt vastata.

E-kirjadest on kasu selleks, et kokkulepetest jääks märk maha või kui kardate, et teie kiri mattub muude sõnumite alla. Chat aga aitab vältida pikka tagasiside ootamist. «Oh, teie e-kiri oli rämpsposti kaustas» või «Ma lihtsalt ei märganud seda paljude e-kirjade tõttu.» Kas see olukord on teile tuttav? 

Proffide näpunäide teksti kirjutamiseks: kui teie töökeel on inglise keel, võite teksti trükkimise asemel kasutada speech-to-text lahendust.

Kõnetöötlustarkvaraga harjumine võtab natuke aega, kuid samas ka säästab nii palju aega. Minu arvates töötab iPhone'i Siri väga hästi. Chrome ja Safari laiendused teevad üsna vähe vigu ja vajavad vaid veidi parandamist. Nende lahenduste kasutamisel olge teadlik automaatkorrektsioonist (autocorrect). Mul on õnnestunud piinlikke olukordi vältida, kui olen viimasel hetkel märganud autokorrektsiooni (mis pärast lause kirjutamist vahel ennast parandab).

Üks asi, mis on sada protsenti kaugtööl töötamisel keeruline, on kohvinurga lobisemiste puudumine, mis on väga oluline aeg eriti uute inimeste liitumisel. Seetõttu kohtuvad meie kaugtöötavad arendajad klientidega tavaliselt üks kord kahe kuu jooksul. Loodetavasti saate ka teie tööl tagasi olla kahe kuu pärast, et oma kolleegidega taas kohtuda. 

Kokkuvõte

Kaugtöö võib olla väljakutse, kuid kui kasutate sobivaid tööriistu ja kokkuleppeid, olete juba poolel teel. Muidugi on paljudel inimestel suuri raskusi enesejuhtimisega, asendustegevustest eemale hoidmisega või kodukeskkonnas töötamisega. Neil võib lihtsalt olla puudus oma kolleegidest ja grupi mentaliteedist. Kaugtöö ei ole kõigi jaoks, kuid loodetavasti saame üsna pea oma normaalse töökeskkonna juurde naasta. 

Ettevõtted peaksid aga juba olema valmis selleks, et paljudele inimestele hakkab see tööviis meeldima ja nende jaoks ei pruugi tagasiteed olla. Kaugtöö on siin, et jääda!